De Welzijnskoepel beheert de archieven van een aantal OCMW’s en gemeenten in haar werkingsgebied. De Voordelen van een intergemeentelijke samenwerking zijn o.m.: het delen van de kosten, het aantrekken van gespecialiseerde personeelsleden en een uniforme werkwijze in het beheren van de gemeente- en OCMW-archieven conform de opgelegde regelgeving.
Archief- en informatiebeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de vorming, de bewaring en bewerking, en het beschikbaar stellen van (archief)documenten zowel op papier als digitaal.
De archivaris begeleidt de archiefvorming in de administratie, zorgt voor het ordenen en toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen, het toekennen van bewaartermijnen en de selectie en vernietiging van documenten/ archieven.
De taken die de archivaris verricht hangen sterk af van de prioriteiten en de stand van zaken van het archiefbeheer van de lokale besturen. De archivaris heeft een pragmatische aanpak en is het merendeel van de tijd ter plaatse aanwezig op het archief van het OCMW of gemeente. De acties die de archivaris onderneemt zijn o.m. opstellen van richtlijnen voor de medewerkers, opstellen van informatiebeheersplannen, overdrachtslijsten maken, selectie in het archief en aanvraag voor vernietiging van archief, opstellen van plannen voor verhuis of herinrichting archief. Daarnaast kan de archivaris de aansluiting op het serieregister (mee) helpen verzekeren, zoals verplicht in artikel III.82 van het Vlaams bestuursdecreet. Indien een lokaal bestuur wil aansluiten op het e-depot van de Vlaamse Overheid, kan de archivaris dit eveneens begeleiden.
De besturen die voor het beheer van hun archieven een beroep doen op de Welzijnskoepel zijn: Gemeente Affligem, Gemeente en OCMW Drogenbos, Gemeente en OCMW Galmaarden, Gemeente en OCMW Herne, Gemeente en OCMW Kampenhout, Gemeente en OCMW Liedekerke, OCMW Linkebeek, OCMW Machelen, OCMW Meise, Gemeente en OCMW Roosdaal, OCMW Ternat, OCMW Wemmel.
De archivaris is aangesloten bij de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie (VVBAD).