De dienst archivaris ging van start in oktober 2012. De huidige archivaris, Nathalie Martens trad in dienst op 15 januari 2013. Het archiefbeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van archiefdepots, de daarin berustende archiefstukken en het beschikbaar stellen van die stukken.De archivaris begeleidt de archiefvorming in de administratie,  zorgt voor de selectie, de verwerving, het toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen en het valoriseren van de archieven.

Voordelen van een intergemeentelijke samenwerking zijn o.m.: het delen van de kosten, het aantrekken van een gespecialiseerd personeelslid en een uniform e werkwijze in het ontsluiten van de OCMW-archieven conform de opgelegde regelgeving.

 

Volgende partners sloten een samenwerkingsovereenkomst af met de dienst archivaris: OCMW Ternat, OCMW Drogenbos, OCMW Liedekerke, OCMW Kampenhout, OCMW Linkebeek, OCMW Machelen, OCMW Meise, OCMW Merchtem, OCMW Pepingen, OCMW Wemmel en de Welzijnskoepel West-Brabant. Volgende gemeenten doen eveneens een beroep op de archivaris: gemeente Affligem, gemeente Drogenbos, gemeente Kampenhout, gemeente Liedekerke.

 

De taken die de archivaris verricht hangen sterk af van de stand van zaken en de wijze waarop het OCMW haar archief beheert. De archivaris heeft een pragmatische aanpak en is het merendeel van de tijd ter plaatse aanwezig op het archief van het OCMW of gemeente. De acties die de archivaris onderneemt zijn o.m. oplijsten en opschonen van het archief en aanvraag voor vernietiging archief, richtlijnen voor medewerkers, opstellen plan voor verhuis of herinrichting archief,…

 

De OCMW’s namen zelf ook een aantal maatregelen om de achterstand in het archiefbeheer in te halen:

 

  • Een aantal OCMW’s namen de beslissing om een medewerker in het kader van een  tewerkstelling  artikel 60 toe te wijzen aan de archivaris.
  • Bij andere OCMW’s werd een administratief medewerker gedeeltelijk vrijgesteld om de archivaris te ondersteunen.
  • Er worden archiefdagen georganiseerd. Dit houdt in dat de medewerkers van het OCMW 1 dag per maand vrijgesteld zijn om hun dossiers bij de werken in het archief.

 

De archivaris is aangesloten bij de VVBAD

Contact

Nathalie Martens: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.