Als lokaal bestuur ben je verantwoordelijk voor het beheer van al jouw bestuursdocumenten, zowel analoog als digitaal. De praktijk toont echter dat een goed beheer daarvan niet evident is. Hierdoor kampen besturen soms met een vaak onderschat probleem: een gebrek aan toegang tot gestructureerde en makkelijk toegankelijke (digitale) archieven.
Het belang van een goed informatiebeheer mag dus niet onderschat worden. Een gespecialiseerde informatiebeheerder is dé oplossing om deze uitdaging succesvol het hoofd te bieden.
Wat doet de informatiebeheerder?
De informatiebeheerder neemt heel wat taken op zich, die sterk variëren in functie van de prioriteiten en de toestand van het informatiebeheer van de lokale besturen:
Algemeen:
- Informatiebeheersplannen en richtlijnen voor medewerkers opstellen om het archief volledig toegankelijk te maken.
- Invullen en up-to-date houden van het serieregister. De uniforme werkwijze in het informatiebeheer van lokale besturen zorgt er bovendien voor dat alles conform de opgelegde regelgeving verloopt. Hierdoor voldoe je als lokaal bestuur aan de wettelijke vereisten van de Vlaamse overheid.
- Opvolgen van de veranderende wetgeving inzake informatiebeheer.
- Bewaken van de maximale bewaartermijnen.
- Selectie en aanvragen voor vernietiging van bestuursdocumenten om het probleem van ruimtegebrek op servers en archiefdepots tot een minimum te beperken.
Papieren archieven:
- Overdrachtslijsten maken voor een gestructureerde en efficiënte overdracht van dossiers naar het archiefdepot.
- Plannen opstellen voor verhuis of herinrichting archiefdepot, wat voor extra opslagcapaciteit zorgt.
Digitale archieven:
- Richtlijnen rond substitutie, digitalisering en duurzaamheid van digitale documenten.
- Ontwikkelen en uitrol van digitale mappenstructuren.
- Opschonen van servers.
Voordelen van een informatiebeheerder
Het inzetten van een informatiebeheerder brengt talrijke voordelen met zich mee voor de lokale besturen:
- Kostenbesparing: de kosten worden gedeeld door de verschillende deelnemende besturen, waardoor er ruimte vrijkomt voor meer middelen.
- Focus op kerntaken: met een informatiebeheerder aan boord kunnen lokale besturen zich richten op hun kerntaken en datgene waar ze het best in zijn: kwalitatieve dienstverlening aan de gemeenschap.
- Toegenomen efficiëntie: een gestructureerde opslag zorgt ervoor dat medewerkers informatie snel en makkelijk kunnen terugvinden, waardoor er geen kostbare tijd meer verloren gaat.
- Capaciteitswinst: dankzij het herinrichten van de archiefdepots en servers met bijhorende vernietigingsoperaties ontstaat er meer ruimte voor nieuwe documenten en dossiers.
Onze dienst Informatiebeheer is al een actieve samenwerking opgestart met heel wat lokale besturen uit de regio: OCMW Affligem, Lokaal Bestuur Drogenbos, OCMW Dilbeek, Lokaal Bestuur Kampenhout, Lokaal Bestuur Lennik, Lokaal Bestuur Liedekerke, Lokaal Bestuur Linkebeek, Lokaal Bestuur Machelen, OCMW Meise, Lokaal Bestuur Opwijk, Lokaal Bestuur Pajottegem, Lokaal Bestuur Roosdaal, OCMW Ternat, Lokaal Bestuur Wemmel en Welzijnskoepel West-Brabant.
Neem gerust contact op om een afspraak te maken voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek hoe een geoptimaliseerd en efficiënt archiefbeheer voor jou als openbaar bestuur en voor je gemeenschap het verschil kan uitmaken.