Als lokaal bestuur ben je verantwoordelijk voor het beheer van je archief. De praktijk toont echter dat een goed beheer daarvan niet evident is. Hierdoor kampen besturen soms met een vaak onderschat probleem: een gebrek aan eenduidig gestructureerde en makkelijk toegankelijke archieven.
Het belang van een goed archiefbeheer mag dus niet onderschat worden. Een gespecialiseerde archivaris is dé oplossing om deze uitdaging succesvol het hoofd te bieden.
Wat doet de archivaris?
De archivaris neemt heel wat taken op zich, die sterk variëren in functie van de prioriteiten en de toestand van het archiefbeheer van de lokale besturen:
- informatiebeheersplannen en richtlijnen voor medewerkers opstellen om het archief volledig toegankelijk te maken
- overdrachtslijsten maken voor een gestructureerde en efficiënte overdracht van dossiers naar het archief
- selectie en aanvragen voor vernietiging van delen van het archief om het probleem van ruimtegebrek tot een minimum te beperken.
- plannen opstellen voor verhuis of herinrichting archiefdepot, wat voor extra opslagcapaciteit zorgt.
Bovendien neemt de archivaris eveneens de verantwoordelijkheid op om het serieregister in te vullen. De uniforme werkwijze in het beheren van de gemeente- en OCMW-archieven zorgt er bovendien voor dat alles conform de opgelegde regelgeving verloopt. Hierdoor voldoe je als lokaal bestuur aan een wettelijke vereisten van de Vlaamse overheid.
Voordelen van een archivaris
Het inzetten van een archivaris brengt talrijke voordelen met zich mee voor de lokale besturen en OCMW’s:
- Kostenbesparing: de kosten worden gedeeld door de verschillende deelnemende besturen, waardoor er ruimte vrijkomt voor meer middelen.
- Focus op kerntaken: met een archivaris aan boord kunnen OCMW’s en lokale besturen zich richten op hun kerntaken en datgene waar ze het best in zijn: kwalitatieve dienstverlening aan de gemeenschap.
- Toegenomen efficiëntie: Een gestructureerde opslag zorgt ervoor dat medewerkers informatie snel en makkelijk kunnen terugvinden, waardoor er geen kostbare tijd meer verloren gaat.
- Capaciteitswinst: Dankzij het herinrichten van de archiefdepots en de vernietigingsoperaties ontstaat er meer ruimte voor nieuwe documenten en dossiers.
Onze archiefdienst is al een actieve samenwerking opgestart met heel wat lokale besturen uit de regio: Lokaal Bestuur Affligem, Lokaal Bestuur Drogenbos, Lokaal Bestuur Galmaarden, Lokaal Bestuur Herne, Lokaal Bestuur Kampenhout, Lokaal Bestuur Lennik, Lokaal Bestuur Liedekerke, Lokaal Bestuur Linkebeek, Lokaal Bestuur Machelen, OCMW Meise, Lokaal Bestuur Opwijk, Lokaal Bestuur Roosdaal, OCMW Ternat, Lokaal Bestuur Wemmel en Welzijnskoepel West-Brabant.
Neem gerust contact op om een afspraak te maken voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek hoe een geoptimaliseerd en efficiënt archiefbeheer voor jou als openbaar bestuur en voor je gemeenschap het verschil kan uitmaken.